王建新
[摘 要] 民政档案管理是国家基础管理的重要组成部分，民政档案真实有效地记录了国家民政工作的发展历程，它承担着我们在生活中的不可缺少的各个工作。在网络化,数字化的今天，档案管理工作不能仅满足于现状，在管理方式上进步的同时，更需要我们引入新理念，客观认识档案管理存在的问题，用更全面的角度，用更加多样的方式，反映存在的现状和取得的成果，为向规范化管理过渡提供事实依据，科学、合理、有效地进行信息化建设工作。
[关键词]民政部门；档案；规范化；信息化；措施
引言
互联网在当今社会经济背景下发挥着不可小觑的作用，甚至影响整个世界，改变人们现有的工作、学习和生活方式。如果现代人们和企业无法充分了解互联网知识和技术，那么就无法适应经济信息化和全球化，注定会被激烈的竞争而淘汰。民政档案涉及到优抚、婚姻、慈善、福利院等多个领域，体现综合性较强、范围较广、类型较复杂等因素，并且都与民众的日常生活息息相关，因而民政档案的管理受到广大人民群众及社会的关注。档案信息化管理显得尤为重要,它能使人们快速便捷的查询到想要的信息，大大提高了工作效率。所以,要加强档案信息化管理,促进档案信息化管理的规范化。这也关系着国家档案事业的发展以及财富的积累。
1.民政档案信息化管理
1.1传统民政档案管理无法满足新时期社会经济变化和民政档案管理信息化要求，因而需要民政档案部门建立涵盖档案资料收集分析、档案存储与档案管理等内容的信息管理系统，由此精确获取、分析和处理民政档案资料信息。档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。进一笔加大力度收集档案资料。我们首先要加强对于档案信息化管理，
1.2在社会飞速发展的今天，档案的数量不断的增加，内容多变复杂，载体的形式也是各种各样。从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。
1.3在传统的档案管理中, 档案管理人员出现遗漏重要档案文件的问题时有发生。在对档案进行信息化管理后, 档案管理人员的工作质量有了显著的提升, 最重要的是在一定程度上减少了档案管理工作人员的工作强度, 避免了档案信息出现文档存积问题, 使档案管理工作人员能够在轻松愉悦的状态下开展工作, 这对于提高档案管理工作效率来说意义重大。
2 民政档案管理信息化建设现状
2.1 目前, 民政档案管理缺乏高技术型人才, 自身的档案管理水平有限。在档案信息化管理中, 除了要保证档案管理人员有较强的档案管理能力以外, 工作人员还要对计算机网络和信息技术有一定的了解。档案管理人员自身素质的高低, 对整个档案信息化建设的影响是非常大的。
2.2 档案信息化管理缺乏安全意识
档案信息与其他信息资源存在一定的区别, 档案信息中包含非常重要的文件, 有些还是绝密文件, 因此, 对档案信息进行管理是非常重要的一项任务。在档案网络发展大背景下, 如果档案信息没有一个实时监管的管理系统, 那么档案信息非常容易出现复制和盗取情况。一旦档案信息被不法分子盗取, 那么就很容易造成档案信息中的重要信息丢失, 这样也会间接影响社会各个领域的有序发展。由此可见, 加强档案的网络环境管理是非常有必要的。
2.3 档案信息存在标准化、规范化问题
在档案信息化管理中, 保障档案信息的稳定性是最重要的, 但是档案信息本身与其他信息资源存在区别, 档案信息中很大一部分内容是历史数据, 由于受到历史原因和诸多内外因素的影响, 导致很多档案室的业务基础比较差, 卷案质量普遍偏低, 档案管理的自动化工作并没有实现统一, 这也制约着档案信息交流。民政档案是重要的信息资源，是民政部门的宝贵财富，是反映单位管理水平、关系到部门发展的一项重要工作。民政档案在社会事务工作中发挥着必不可少的提供参考、帮助决策和利民惠民作用。
3.民政档案管理工作中存在的问题
3.1 民政档案是民政事业的重要组成部分，它真实地记录了我国民政工作发展的历史，记载了我们党和国家在探索社会福利、社会保障以及基层政权建设进程中的重大事件和重大决策，反映了我国改革开放和现代化建设的巨大成就和丰富经验。民政档案不仅是开展民政工作的重要依据，而且是国家信息资源的重要组成部分。在集中办理登记前的民政档案，特别是在2003年前，婚姻档案没联网，有些数据仅限于省内查询，导致有同婚等情况，随着网络的不断发展，信息化管理显得越来越重要。方便查询、不容易丢失，便于档案的管理和利用，有利于社会的稳定和谐。
3.2在各办理登记机关中，档案库房和保管保护基础设施不能适应工作需要。由于每年办理的婚姻登记量大，库房容量明显不足。在硬件的配备上，缺少空调、去湿机、吸尘器等设施设备；案卷整理质量与《办法》要求还有一定差距，存在登记档案目录不规范、排列混乱等现象。
3.3纸质档案作为一种原生的信息资源，具有原始性和单一性的特点，档案数字化建设，可改善档案管理单一的操作模式，打破档案利用的局限，是顺应时代发展的新举措。例如：优抚档案，现在上面对退役优抚对象越来越重视，过去靠人工登记、保存，有同名同姓的，有缺页少项的，这都不便于档案管理，而且有时候还会引发一下矛盾。现在电子文件实现了无纸化办公，节省了文件周转的流程，方便查阅。现在民政档案还在数字化与电子文件的有效结合还做的不够，档案管理部门还不够开放，档案的保管和利用职能向信息采集程度还不够。
4.做好民政档案管理规范化和信息化工作的措施
4.1规范化和信息化是把双刃剑。档案门类和数量较多，档案工作又与民生息息相关，与维护社会稳定密不可分。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案人员要管好档案，应该熟悉计算机基础知识，这样才能使信息发挥最大的作用。档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显著的效果和收益。
4.2建章立制和规范整理同步进行。档案涉及到群众的社会权益和切身利益，具有不可替代性和不可再生性。民政局应依据制度管理，按规程操作，建立健全信息化收发文登记、归档立卷、案卷借阅、库房管理等一系列规章制度，严格按照各项档案管理归档制度，注意把好文件材料收集、归档、保管借阅、保密、移交鉴定、销毁等各个环节，确保民生档案真实、完整。
4.3档案信息化，可远程服务，资源共享。提高档案信息利用的时效性。档案人员要管好档案，应该熟悉计算机基础知识，这样才能使信息发挥最大的作用。档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显著的效果和收益。
5.结语
在随着我国经济化的脚步不断的加快，社会生活水平越来越高。全面提升档案信息化建设, 对我加强民政档案规范化管理来说意义重大。档案管理信息建设一定要从转变观念入手, 只有摆脱传统的档案管理模式, 积极运用计算机网络技术对信息资源进行规范化处理, 才能跟上社会发展的脚步，更好地促进管理和服务职能转变。