王琴
甘肃省高速公路交通调度指挥总中心 甘肃 兰州 73000
摘要：在全球经济化的背景下，我国不断加快经济建设，各行各业的公司不断成立，人才的加入大大提高了经济建设，但随着人员的逐渐增加，人事档案的信息资料也随之增多，且各方对档案管理的要求也在不断提高，传统的人事档案管理方法不能满足目前需求，在信息技术的运用下，应提高人员管理技术和信息化的建设。
关键词：人事档案；管理；信息化
1事业单位人事档案信息化管理的重要意义
1.1优化事业单位人事档案管理工作的效率
事业单位在人事档案信息化管理工作的实施过程中，能够借助信息化技术对以往传统的人事档案纸笔记录模式进行有效更改，借助信息化技术完成人事档案信息的记录、转移、保存、使用、规划、查阅等一系列工作，相较于以往单纯的手工工作模式，其在工作效率上的进步非常明显。
1.2促进事业单位人事制度不断深入改革
当前事业单位在发展过程中面临着人员流动频繁的问题，而人事档案信息化管理工作的开展能够有效促进事业单位人事制度不断深入改革，能有效解决以往人事单位在人员招聘时人档不分、档随人走的被动局面，在人员招聘的过程中，能通过信息化技术面向更加宽广的范围、更加有针对性地挑选人才，通过人才信息平台对人员的基本信息有较为全面的了解，对人事制度的改革效果优化具有积极作用。
1.3提升事业单位人事档案信息的安全程度
以往事业单位在人事档案管理工作中面临着档案保存的天然性风险，例如火灾、损毁等，对人事档案信息的安全性造成不利影响。而事业单位在人事档案信息化管理工作的开展过程中，只需要在网络平台上对相关人事档案信息进行有效保存，即可免受上述信息丢失的烦恼，且能够由不同人员在不同时间、不同地点同时开始查阅信息，对提升人事档案信息的有效利用程度、提升人事档案信息的安全程度均有积极作用。
2人事档案管理的现状和存在的问题
2.1管理方法落后
现阶段，很多单位的人事档案管理工作仍沿用传统的管理方式，完全依靠人力劳动，效率低下且管理不规范。在统计的时候，完全靠手工录入，更新时间不及时，效率低并且容易出错。特别是随着单位的不断发展，人事岗位的人员变动比较频繁，使得人事信息的管理缺乏一定的延续性，人员信息在交接过程中出现遗漏等问题，管理混乱，越来越多的单位管理者意识到，一成不变的管理方法已经不能满足现代单位的档案管理要求。
2.2信息存储设备、软件落后
首先，传统的人事档案大多以纸质存储为主，占用空间很大。单位为了解决这个问题，花费一定的人力物力，建立专门的档案室和配备专门的人事专员来进行管理。另外，在档案保存方面，使用U盘、硬盘这样的存储工具，但是这样的存储在信息流转过程中存在信息遗失和泄露的风险，在信息安全保护方面有所欠缺。其次，虽然说单位目前配备了一定的计算机硬件和网络信息化基本设备，但是由于单位的重视力度不够，导致人事档案的信息管理系统一直不能上线，所以缺乏完善的档案信息化管理系统，真正进行信息管理时，还是采用简单的EXCEL表或简易的信息管理软件，同样影响人员的工作效率。
2.3信息管理人员的素质问题
各单位在安排人事信息档案管理的过程中，往往对相关人员的专业知识和职业素养并没有过多的考究，有的甚至只要会使用基本的办公软件就能上岗。这样势必会对人事信息档案管理的专业性和安全性造成影响。现如今，信息安全是不可忽视的重要话题，随着网络的发展，重要的人事信息极具价值，如果被人窃取或被利用，将会给单位带来一定的损失和影响。
2.4信息真伪难辨
传统的纸质材料在存储过程中，虽然占用一定的存储空间，但是纸质材料具有更改困难的特点。然而信息网络化后，很多信息更加便捷化的同时，存在容易更改的特点，而且信息更改的痕迹很难追寻，所以，导致人事档案信息资料的真伪难辨。
3人事档案管理信息化建设存在问题的解决措施
3.1健全制度，统一业务和数据标准
目前我国的人事档案管理方式各地都不一样，缺乏统一的标准，因此，我们要从统一标准，创新人事档案信息化管理的理念，建立科学的信息化管理系统，完善动态的人事档案管理制度。首先，应制定档案信息化管理的业务标准和数据采集标准，明确档案管理人员岗位职责和要求;其次，应加强信息化检索的理念引导，引导人事档案管理工作逐步朝数字化、现代化、质量化方向发展;再次，实行动态的档案管理制度，人是在不断变动的，履历也需要不断更新，只有及时更新信息才能充分发挥人事档案的作用。
3.2扩大资料收集范围以丰富信息化档案管理内容
相较于纸质档案管理，信息化的人事档案管理优势较为突出。例如，无需较大空间便可完好保存音频资料和视频资料，使得人事档案管理在内容上不断丰富。因此，新环境下单位或企业人事档案信息化建设需投入大量人力、物力，系统扫描传统纸质档案完成相关录入工作，确保对纸质档案和电子档案的共同储存。
3.3高效应用人事档案
职工的人事档案如果长期处于人档分离的状态不仅有人事档案实体的安全隐患，还不利于人事档案材料的完善，使人事档案不能发挥国企人力资源管理中的凭证作用。第一，及时收集人事信息并整理;第二，及时更新信息数据并汇总。在收集信息过程中，管理人员要将其依据一定的标准进行分类，如可以依据姓氏或号码进行分类，也可以依据人员所处的岗位进行分类，并据此建设电子档案，主要内容有人员的学历情况、岗位情况、奖惩情况等，需要使用档案材料时可以一起调出，得到人员的系统性评价。
结束语
关于人事档案在单位工作的重要意义，主要在于人事档案中对个人的学习能力、工作经验、个人修养、综合素质等方面进行了详细的记录，是单位在招聘工作人员时经常会调查的资料。在“互联网+”的大数据时代，将档案以信息化的方式进行管理，可以使资源进行实时共享，以更好地利用。重视其人事档案管理工作的改进，有利于提高工作效率，使得人事档案的价值获得充分的体现。
参考文献
[1]覃珏.浅析新时期事业单位人事档案信息化建设[J].卷宗，2015（4）：40.
[2]赵冰.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].现代企业文化，2016（29）：124.
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